Rezumatul acţiunii ( Proiectul PROACTIN)

Descriere sumarǎ a acţiunii

propuse

Proiectul constǎ într-un " Program de formare profesionalǎ a instructorilor", propunându-şi sǎ exploateze mijloacele informaţionale şi de instruire, împreunǎ cu derularea unor campanii de informare asupra Acquis-ului Comunitar în domeniul Serviciilor Poştale şi asupra normelor tehnice specifice acestora, implementate prin implicarea activǎ a Operatorilor Poştali (OP) din noile State Membre, ai reprezentanţilor din domeniile înrudite şi a Instituţiilor naţionale. Scopul acestui proiect constǎ în realizarea urmǎtoarelor obiective strategice:

Propunerea de Proiect reprezintǎ o extindere fireascǎ a Proiectului Actin, aprobat de cǎtre CE, în cadrul programului Phare BSP II., finalizat în 2005, printr-o evaluare extrem de pozitivǎ din partea partenerilor sǎi şi a UE/ Instituţiilor naţionale implicate.

Consorţiul pentru Proiectul PROACTIN ( numit de aici înainte Proiect) este format din Asociaţia Europeanǎ a Operatorilor Poştali ( numitǎ de aici înainte PostEurop) , din OP ai celor 4 ŢB şi din alţi parteneri asociaţi.

Douǎ dintre ŢB (România şi Bulgaria) au participat anterior la proiectul Actin şi au acumulat o experienţǎ semnificativǎ privind modul de propagare a efectelor Acquis-ului UE în domeniului Serviciilor Poştale, prin intermediul reţelei geografice extinse.

Toþi aceºti OP, dispun de asemenea, de o capacitate de comunicare solidǎ, în sensul livrǎrii de servicii ºi comunicãri spre utilizatori multipli, precum ºi de experienþa unui parteneriat bilateral permanent, cât ºi de un potenþial ridicat al calitǎţii serviciilor în tehnologia comunicãrii informaþiilor. Prin prisma acestor considerente, Proiectul va fi pus în aplicare în mod coerent, în conformitate cu propunerea de proiect referitoare la folosirea echilibratã a resurselor menþionate.

Resursele umane sunt considerate un factor cheie care stimuleazã schimbarea în activitãþile poºtale iar livrarea necesitã îmbunãtãþirea serviciilor ºi contact direct cu clienþii, în multe dintre þãrile din UE, de aceea Proiectul are în vedere resursele umane ca un factor cheie care sã stimuleze schimbarea.

După efectuarea unei analize profunde a constrângerilor existente şi a nevoilor de formare profesionalǎ specifice fiecǎrei ŢB, Proiectul va prevedea un program de instruire a formatorilor, pentru a permite personalului-cheie al OP şi utilizatorilor de servicii sã înţeleagã avantajele proiectului, sã implementeze ºi sǎ aplice noile directive poştale ale CE precum şi standardele tehnice şi de calitate aferente.

Un grup selecþionat de Experþi Instructori, înzestraþi cu aptitudinile necesare unui formator ºi abilităţi tehnice, va instrui ºi va transmite informaþiile cu privire la Acquis-ul Poºtal, în cadrul unor Focus grupuri, altor beneficiari (cursanþii), care sunt reprezentanþi ai pãrþilor interesate din sectorul poºtal, într-un sens larg ºi de asemenea, unui grup selectat de utilizatori de servicii poºtale (IMM-uri, asociaþii de clienþi, administraþie publicã ºi mass-media de specialitate).

Instrumentele (bazã de date, instrucþiuni, vademecum (ghid, îndrumar), chituri informaþionale, pliante etc.), exploatate în cadrul precedentului proiect Actin vor fi puse la dispoziþia pãrþilor implicate în Proiect cât de curând posibil.

Aceste obiective vor fi atinse prin intermediul unor instrumente strategice, precum un program intensiv de "formare profesionalǎ a instructorilor" , program care include un suport de învãþare poliglot, o bazǎ de date / platformã web poliglotã, aplicaþii de învãþare virtualã (aplicaþii de e-learning), CD-uri de învãþare interactivã ºi materiale interactive on-line.

Procesul de propagare a informaţiilor (seminarii tehnice, vizite de studiu, analize model ale bunelor practici cu privire la Acquis-ul Comunitar în domeniul Serviciilor Poştale etc.) va juca un rol-cheie în transpunerea Acquis-ului Poştal în toate cele 4 ţări.
Rezultatele Proiectului, serviciile livrabile şi instrumentele specifice, exploatate pe parcursul Proiectului, vor avea, după încheierea acestuia, un efect multiplicativ şi un potenţial impact viitor în alte ţări candidate (Balcanii de Vest).

2. Relevanţă:

 

2.1. Cât de relevantă este propunerea dumneavoastră raportată la nevoile şi constrângerile ţării/ ţărilor sau regiunii ţintă?

Sectorul poºtal al UE a fost caracterizat în ultimii ani, de schimbări tehnologice severe, care demonstrează necesitatea unei reconcilieri între liberalizarea graduală a pieþei serviciilor poºtale si concurenþă, ºi asigurarea unei calităþi durabile în prestarea serviciilor universale (a se vedea UPU, OECD, Banca Mondială , studii prospective UE, ACCORD II PostEurop).

Proiectul este conceput pentru a încuraja OP din ŢB să conştientizeze situaţia, să transfere experienţa acumulată şi competenţele tehnice, garantând, în acelaşi timp, calitatea serviciilor şi a standardelor tehnice specifice cerinţelor UE, în vederea realizării unei pieţe interne a serviciilor poştale în folosul comunităţilor de afaceri şi a societăţii civile.

Diferite documente şi rapoarte ale CE cu privire la sectorul poştal evidenţiază non-conformitatea cu Acquis-ul Poştal CE în ŢB şi solicită găsirea unor soluţii durabile, în special în implementarea calităţii serviciilor, armonizarea standardelor tehnice, crearea unei autorităţi de reglementare, impunerea unor principii financiare şi de tarifare , obligativitatea serviciului universal.

Înainte de a începe programul de formare profesională a instructorilor în cadrul Proiectului, se va efectua o analiză aprofundată (interviuri directe şi eşantion de analiză, focus grupuri, analiză diferenţiată pe anumite practici), care se va axa pe nevoile şi constrângerile fiecărui OP din ŢB.

Analiza va sublinia avantaje (precum piaţa internă a serviciilor poştale, calitatea serviciilor, satisfacţia clienţilor, tarife mai bune, managementul schimbării determinat de obligativitatea serviciului universal), pe care le pot obţine diferitele părţi interesate, ca rezultat al punerii în aplicare a Proiectului.

2.2 Care sunt potenþialele probleme ce pot fi întâmpinate ºi nevoile care trebuie soluþionate?
- Calitatea serviciilor (Directiva (97/67/CE);
- Contabilitate financiară ºi raportări asupra Directivei (97/67/CE ºi modificãrile ulterioare);

- Responsabilizarea personalul poºtal asupra importanţei clientului, a marketing-ului, a vânzãrilor ºi a implicaþiilor Acquis-ul Comunitar în domeniu;
- O mai bunã înþelegere a rolului Autoritãþilor Independente de Reglementare în noua piaþă europeană a serviciilor poºtale;
- Lipsa planificării eficiente ºi a instrumentelor ºi metodelor de management.

Alte probleme:
- Incapacitatea de a face faþă unei pieţe în extindere
- Lipsa de conformitate cu standardele tehnice ºi de calitate ale UE

- Dificultãþi în extragerea de informaþii utile din Acquis (de cele mai multe ori din cauza problemelor de limbă întâmpinate)
- Dificultãþi în constituirea unor parteneriate/înfrăţiri bilaterale / multilaterale cu alþi OP din UE pe teme legate de Acquis-ul Poºtal.

2.3 Cine sunt participanþii implicaþi (beneficiari finali, grupuri þintã)?

Proiectul se va axa pe douã grupuri þintã:

Grupul þintã A:
30 de Experþi Instructori în Acquis-ul Poºtal ºi 200 de cursanþi, reprezentând manageri ºi personal ai OP din ÞB.

Grupul þintã B:
80 de reprezentanþi selectaþi din instituþiile naþionale, organizaþii adiacente sectorului poºtal ºi alte servicii publice de interes general, IMM-uri, asociaþii de consumatori, societatea civilã, organisme sectoriale de cercetare, mass-media;
Un grup selecþionat de Experþi Instructori (Grupul þintã A) înzestraþi cu aptitudinile necesare unui formator ºi abilităţi tehnice, va instrui ºi va transmite informaþiile cu privire la Acquis-ul Poºtal celorlalþi beneficiari (cei 200 de cursanþii) ºi altor pãrþi interesate/ focus grupuri (precum IMM-uri, asociaþii de clienþi, administraþie publicã ºi mass-media de specialitate).


2.4 Care sunt obiectivele ºi rezultatele aºteptate?

Pentru a oferi OP din ÞB posibilitatea de a activa în conformitate cu cerinþele Acquis-ului Comunitar Poºtal ºi pentru a oferi servicii de înaltã calitate persoanelor fizice ºi întreprinderilor, în special IMM-urilor, la preþuri accesibile, Proiectul se va axa pe patru obiective specifice:

1. Punerea în aplicare a legislaþiei

specifice pieþei europene/interne ºi mai ales implementarea Acquis-ului Comunitar Poºtal pornind de la experienþele ºi practicile cumulate în cadrul proiectului ACTIN
2. Consolidarea competenþelor existente ale OP din ÞB în tratarea politicilor europene extinse ºi a celor legate de implementarea la nivel naþional.
3. Contribuirea la îmbunãtãþirea sistemelor existente de mǎsurare a calitǎþii serviciilor ºi a normelor tehnice aferente.

 

4. Consolidarea relaţiilor de înfrăţire existente între UE şi OP din ŢB şi alte posibile ţări candidate.

 

5. Instruirea conducerii şi a personalului pentru a denota o atitudine şi un comportament pro-activ faţă de piaţă şi de clienţi, care să conducă la oferirea de servicii şi facilităţi adecvate.

 

Alte rezultate aşteptate:

 


• Îmbunătăţirea relaţiilor şi crearea de reţele între sectorul poştal din ŢB şi clienţi, în special IMM-urile, partenerii sociali, instituţiile implicate
• Îmbunătăţirea aptitudinilor de instructori şi a competenţelor manageriale ale OP din ŢB.

2.5 Care este valoarea adăugată a acţiunii (ce adaugă proiectul prin corelarea sa cu acţiunile guvernului (central sau local) şi cu acţiunile implementate de către ceilalţi participanţi care nu sunt state )?

• Proiectul atinge integral sectorul societăţii civile, partenerii sociali, întreprinderi (în special IMM-urile), instituţiile naţionale/locale, precum şi mass-media. Astfel OP se pot baza pe o reţea impresionantă de mii de birouri.


• diversitatea şi calitatea serviciilor oferite se va armoniza cu cerinţele firmelor private (mai ales ale IMM-urilor) iar în zonele defavorizate cu precădere, se va lărgi diversitatea serviciilor şi va creşte calitatea;


• se va perfecţiona abilitatea OP din ŢB de a crea parteneriate şi experienţa lor în domeniu poştal va creşte;

 

 

 

3. Metodologie şi durabilitate:
 
3.1 Care sunt principalele activităţi ale proiectului?

Proiectul se va derula pe parcursul a 24 de luni şi va consta în următoarele activităţi:

 

Grupa 1 de activitǎţi

  1. organizarea Comitetului de Coordonare a Proiectului (CCP), activităţile pregătitoare, coordonare, raportare

  2. analiză a constrângerilor / nevoilor de instruire, rapoartele despre ţară, analize demonstrative cu privire la calitate

  3. planurile operaţionale naţionale de instruire (pentru fiecare ŢB)

  4. pregătirea de materiale de instruire poliglote (Instrumente de formare profesională a instructorilor, Kituri informaţionale, Glosare, etc.)

  5. proiectarea, modernizarea şi demararea unei baze de date/platforme -web noi

  6. recrutare (instructori, experţi tehnici, etc.), individualizarea cursanţilor

  7. implementarea noii baze de date şi a platformei web, concepute în mai multe limbi

Grupa 2 de activitǎţi

  1. pregãtirea pentru primul workshop de instruire + derularea workshop-ului în sine

  2. pregãtirea pentru al doilea workshop de instruire + derularea celui de-al doilea workshop

 

Grupa 3 de activitǎţi

1. vizite de studiu în teren (inclusiv pregătirea pentru acestea) relaţionate cu studii de caz cu privire la Acquis-ul Poştal

2. seminarii tehnice naţionale organizate la nivel intern de fiecare OP din ŢB

3 reuniuni în Focus grupuri

4. înfiinţarea la nivel naţional a unor Birouri de Asistenţã + instruirea necesarã

5. organizarea unor campanii de diseminare a informaţiilor în cadrul grupurilor ţintã ºi colectarea finalã a informaþiilor

6. implementarea noii bazei de date şi a platformei web, concepute în mai multe limbi

7. conferinţa de închidere de la Bruxelles

8. Evaluarea finalã a programului de instruire

9. Follow-up asupra Proiectului cu OP interesaţi

10. raport final cãtre CE

3.2 Cine vor fi partenerii dvs. principali care vor contribui la implementare, de cât timp dezvoltaþi relaþiile cu ei ºi care va fi implicarea lor în proiect?


PostEurop va coordona partenerii acestui proiect prin intermediul Comitetului de Coordonare a Proiectului (CCP), va supraveghea ºi monitoriza coerenþa de ansamblu a proiectului ºi informaþiile de la nivelul internetului, precum ºi comunicarea. PostEurop va evalua impactul proiectului ºi va monitoriza efectele asupra þãrilor vecine. Coordonatorul ºtiinþific va fi responsabil de coerenþa între rezultatele aºteptate ºi acþiunile întreprinse. Pentru a realiza aceasta, coordonatorul ºtiinþific va fi susþinut de mai multe echipe de experþi precum Echipa Operaþionalǎ, cea de Instruire ºi Echipa care se va ocupa de diseminarea informaþiilor. Activitatea CCP-ului va fi coordonatã de cǎtre grupurile de lucru PostEurop deja existente.


OP din România ºi Bulgaria, precum ºi alþi partenerii din UE vor evalua nevoile de formare, vor recruta atât instructori poºtali cât ºi cursanþi la nivel naþional, vor propune experþi tehnici din UE, vor participa la vizite de înfrǎþire bilaterale / multilaterale, vor propaga ºi vor monitoriza rezultatele proiectului.
OP din Croaþia ºi Turcia se vor ocupa de recrutarea de formatori / cursanþi, vor evalua nevoile lor de formare profesională, vor selecta ºi vor pune la dispoziþie materiale de studiu în mai multe limbi, vor promova campanii de informare ºi de comunicare, apoi vor monitoriza efectele proiectului la nivel naþional.

Durata parteneriatului:
Fiecare OP din ÞB a dezvoltat ºi menþinut o relaþie organizatoricã permanentã cu PostEurop, încã de la înfiinþarea organizaþiei, în 1993. În 2001, OP din ÞB au semnat înþelegerile ACCORD I ºi ACCORD II pentru adaptarea lor ºi a sectorului poºtal în sens larg la cerinþele Acquis-ului Comunitar Poºtal ºi la standardele tehnice necesare. România, Bulgaria (ºi Turcia, în calitate de observator) au luat parte în calitate de parteneri la proiectul ACTIN, între 2002 - 2005.

3.3 În ce fel va deveni acest Proiect unul durabil?
În urma Proiectului PROACTIN ne aşteptăm ca OP din ŢB :

 

4.2. Care este experienţa organizaţiei dumneavoastră şi a partenerului (partenerilor) cu privire la problemele ce trebuie abordate?

PostEurop şi partenerii săi de proiect au lucrat împreună la mai multe proiecte, cum ar fi Accord II, acţiuni multilaterale de înfrăţire între OP din UE, programul UNEX Lite (un proiect de măsurare a calităţii mandatat de Directiva 97/67/CE) şi proiectul CAPERS (conceput pentru a ajuta OP din ţările candidate să îmbunătăţească transmiterea corespondenţei).
 
Partenerii acestui proiect au acces la toată expertiza asupra Acquis-ul, la informaţii privind managementul de proiect, la acţiunile de formare profesională şi de evaluări / diseminări. Experienţele proiectelor anterioare au fost complet integrate în propunerea de proiect.